פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 3
אודים | ארפוף | ארסוף קדם | בית יהושע | בני ציון | בצרה | גליל ים מ!|עצה אזורית געש | חרוצים | יקום | כפר נטר | רישפון | שפיים | תל יצחק
,
6 חוףה שר!ו 0
פרוטוקול מליאת. המועצה מחוצ למיניין מס' 3
אשר התקיימה ביום חמישי 30.10.2014 בשעה 16:00
במשרדי המועצה בשפיים
משתתפים:
אלי ברכה, ראש המועצה
יוסי גבעון - אודים פבלו לס - תל יצחק
אהוד רפפורט - ארסוף
דני מנהיים - ארסוף קדם
יוסי תאט - בית יהושע
יוסי הס - בני ציון
יעקב שקד - גליל יס
ברק בן אריה - געש
מוזמנים:
הילה טרייבר, מזכיר מועצה
אורלי רזניקוב, מבקרת המועצה
עו"ד ישראל נשבן, יועץ משפטי
רו"ח נושין גדולים, חברת ברניר
לא הגיעו:
אורן שני - כפר נטר, אנדי וולף -- חרוצים , תומי שני-- בצרה, מרים דרוק - יקום, רמי דור --
רשפון
על סדר היום:
1. דיון בדוח ביקורת מבקרת המועצה לשנת 2013
2. עדכון בנושא ועדת הגבולות עס נתניה
1. דיון בדוח ביקורת מבקרת המועצה לשנת 2013 :
מבקרת המועצה הציגה את דוח הביקורת לשנת 2013 הכולל : הנחות בארנונה, השקעתת עודפי כספים, רכש והתקשרויות בוועדים המקומיים.
רצייב מצגת תמצית הליקויים שהוצגה לחברי המליאה ומהווה חלק בלתי נפרד מפרוטוקול זה.
א. רכש והתקשרויות בוועדים המקומיים :
התנהל דיון סביב: הצורך בהשוואת נתונים כספיים בין הישובים; מיימ גזבר המועצה
הסבירה כי כפי שנאמר בישיבת המליאה הקודמת , נעשית עבודה הכנת כללי מיון לוועדים כדי שמיון הסעיפים יהיה והה בכולם' ראש המועצה הסביר כי כלי זה ייתן מיידע למועצה בחישוב העברת התקציבים לישובים כך שלא יהיה תקצוב בחסר; הצורך במתן הדרכה לוועדים - הוסבר כי בתחילת הקדנציה הועברה הדרכה בנושא הרכש לנציגי הועד;
שפיים, דואר שפיים 6099000 | טל. 09-9596580 | פקט. 09-9583791 |!.60. הסוס 050 \-+סה.ץצ/צי
-
חוו הש אודים | ארסוף | ארסוף קדם | בית יהושע | בני ציון | בצרה | גליל ים
\| מועצה אזורית געש | חרוצים | יקום | כפר נטר | רישפון | שפיים | תל יצחק
רזולוציית המעורבות והירידה לפרטים הנדרשת מהמועצה המפקחת על הוועדים; הצורך שהוועדים יזמינו את נציגי המליאה לישיבות הועד- הובהר כי ואת דרישה בחוק.
ראש המועצה הסביר כי במסגרת העבודה שנעשית, יסומנו פעילויות מוניציפליות שחייבות להיות בכל ועד והיעדר סמכות הועד לותר עליה/
האפשרות של המועצה להקל על הוראות הרכש של הוועדים והאפשרות למתן פטור משלוש הצעות מחיר בסכום גבוה מהקיים במועצה. דיון ספציפי על הנושא יתקיים באחת המליאות הבאות.
הפער בנתונים הכספיים להוצאות שמירה בארסוף , הוצע כי גביית כספי תרומה תעשה דרך אגודה קהילתית; בעייתיות הפעילות של ועד בני ציון דרך אגודה קהילתית ;בעייתיות בתגובת יו"ר הועד המקומי בכפר נטר שאינו מקבל את הצורך לפעול לפי כללי הרכש כפי שהוצגו בדו'יח הביקורת.
הובהר כי המועצה מסכימה להעביר את גביית הארנונה למועצה לישובים שיבקשו. לאור פניית שפיים, המועצה מתארגנת לגבייה פרטנית לתושבי הקיבוץ ; התקיים דיון על האפשרות להעברת הגבייה מכלל הישובים למועצה, נאמר כי במידה והמועצה היא הגובה היא תגבה גס את מיסי הועד המקומי. דיון בהאחדת גובה מיסי הועד המקומי בכל הישובים.
מיימ גזבר הסבירה כי במצב הנוכחי קיים קושי בדרך הרישום הכספי הנהוגה היום בגזברות ( חוייז) וציינה כי ניתנה הנחייה מינואר 2015 ליצור שני כרטיסים האחד לגבייה והשני למכסות ; הצורך במינוי רו'יח על ידי המועצה לבדיקת הוועדים והאלטרנטיביות העומדות לרשות המועצה.
ב. הנחות בארנונה :
מבקרת המועצה הבהירה כי התקופה המבוקרת הייתה בזמן כהונתו של גזבר המועצה הקודם ומנהלת מחלקת הגבייה הקודמת.
מבקרת המועצה סקרה את הליקויים שמופיעים בדוח וציינח כי חלקם כבר טופל במהלך השנה.
התקיים דיון סביב: הצורך בחיבור המועצה למאגר משרד הפנים ;מהות הנחת נכס ריק
והאפשרות למתן הנחה שנצברת פעם אחת בחיי סוכם כי תערך בדיקה על הנהוג ברשויות אחרות והנושא יובא לדיון במליאה; מתן הנחה לפי רמת הכנסה לנפש ; משמעות הקטנת ההנחה ; האפשרות להקים ועדה שתחליט נקודתית על בקשת הנחה , הוסבר כי לשם כך לקבוע תבחינים.
ג. השקעת עודפי כספים :
מבקרת המועצה הציגה את הליקויים.
מעקב תיקון ליקויים :
הוצג מעקב תיקון הליקויים מ -2009 עד 2013 .
ועדת הביקורת לקחה על עצמה להוות את צוות תיקון הליקויים של המועצה וכן לעקב
אחר החלטות המליאה.
הצעות חלטה :
1. מליאת המועצה מודה למבקרת המועצה על הדוח המקצועי והמלמד ומאמצת את
מסקנות דוח הביקורת לשנת 2013 .
שופיים, דואר שפיים 6099000 | טל. 09-9596580 | פקט. 09-9583791 |ו.60. הסוס ח05ה-)סה.צ/צ/צ
0%
<חוף השרו[
אודים | ארסוף | ארסוף קדם | בית יהושע | בני ציון | בצרה | גליל ים
מ:|ועצה אזורית געש | חרוצים | יקום | כפר נטר | רישפון | שפיים | תל יצחק
2
מליאת המועצה תעלה לדיון את הנושאים הבאים : א. העלאת סכום הפטור משלוש הצעות מחיר לוועדים. ב. תבחיני משנה להנחות ארנונה ג. תקופת ההנחה לנכס ריק.
. מליאת המועצה מאשרת את דו'יח ועדת הביקורת מיום ה- 28.102.2014
מליאת המועצה מאמצת את החלטות ועדת הביקורת בישיבתה מיום 28.10.2014 :
א. מינוי רואי חשבון לוועדים המקומיים:
1
2
תי
בהתאם לסעיף 134 בצו המועצות האזוריות, מליאת המועצה תמנה את
רו"ח לוועדים המקומיים.
כדי לנצל את יתרון הגודל ולהקטין את עלות רו"ח, המועצה תפעל לבחירת משרד רו"ח אחד למתן שירותים לכל הוועדים המקומיים.
ועד מקומי אשר יבחר שלא לעבוד עס משרד רו'יח הנבחר יצטרך לבקש אישור מיוחד ובכל מקרה, על מליאת המועצה למנות את רו"ח האמור.
על המועצה לבדוק לפני מינוי רו'יח כי חינו בעל ניסיון, ידע ושליטה בכללי החשבונאות הנהוגים ברשומייק.
שכר רו"ח ישולם ע"י הועד המקומי.
רו"ח יגיש דוח כספי מבוקר וכן דוח על פעולות הועד המקומי אשר יוכן על בסיס תכנית שתוכן ע"י מבקרת המועצה.
ב. תגובת יו''ר ועד כפר נטר לדוח הביקורת
הצבעה:
פה אחד
1
החלטה:
ועדת הביקורת רואה בחומרה את תגובתו של יו"ר ועד כפר נטר שמשמעותה אי הבנת הכללים, הנהלים והחוקים שבמסגרתם על הועד המקומי להתנהל ואי קבלת הערות והמלצות הביקורת.
מכיוון שהאחריות לניהול תקין של הועד חלה על כל חברי הנהלתו ועדת הביקורת ממליצה כי המועצה תשלחה העתק מהדוח לכל חברי הועד מלווה במכתב הסבר ובו דרישה לקיום דיון והתייחסות כל הועד הן להערות הביקורת והן לתגובת יו"ר הועד. ולהעברת פרוטוקול הישיבה לידי המועצה.
מליאת המועצה תדון בפרוטוקול ותחליט באם יש צורך בנקיטת הליכים נוספים.
הוחלט לאשר את הצעות ההחלטה
עדכונים :
ראש המועצה עדכן את הנוכחים בנושא ועדת הגבולות עס נתניה
רשמה: הילה טרייבר
הישיבה הסתיימה בשעה 18:30
ראש ה
שפיים, דואר שפיים 6099000 | טל. 09-9596580 | פקס. 09-9583791 |ו.60.ה0ז0500ה-)סח.צ/צצ
חוו ושרו - ארסוף | ארסוף קדם | בית יהושע | בני ציון ! בצרה | גליל ים
מועצה אזור' געש | חרוצים | יקום | כפר נטר | רישפון | שפיים ! תל יצחק
0
פעילות הביקורת בשנת 2013
סדוחות ביקורת:
- הנחות בארנונה
- השקעת עודפי כספים
- רכש והתקשרויות בועדים המקומיים:
- ניתוח התנהלות המועצה
- ניתוח התנהלות כל הועדים המקומיים
6 הדרכת ועדות ביקורת של הועדים המקומיים
סמעקב תיקון ליקויים: לשנים 2009-2012 1
* האצלת סמכויות עמידה בכללי הניהול
* פיקוח ובקרה * עמידה בכללי הרכשו
+ ביצוע תשלומים עבור המכרזים וההתקשרויות
הרכש של הועדים
| בכש והתקשריות בעדיט המקאדיט | בק הא | |
תאצלת הטטכויות
כללית מאוד ואינה מכסה את כל הרבדים של חלוקת הפעילות בין המועצה לועדים כך שיהיה ברור אילו תפקידים צריכים להתבצע על ידִי הועדים ואלו על ידי המועצה.
הפלצת תביקורת:
- לקבוע את האצלת הסמכויות על פי צרכי כל ועד םקומ הכלים הניתנים לו לביצועם ויכולתו לעמוד המטלות המשתמעות מסמכויות אלה.
בדיקת התנהלות המועצה
- לקבוע סל שירותים מינימאלי בו יידרש לעמוד כל ועד.
- לבחון את האצלת סמכויות בכל שנה בהתאם לתקציב הוועד,
לתכניותיו ולאור החלטות המועצה.
שפיים, דואר שפיים 6099000 | טל. 09-9596580 | פקס. 09-9583791 |ו.60.ח050070ח-)סה.ץצצצעצ
חוךי השרו
2
אודים | ארסוף
מן|ועצה אזורי'ת געש | חרוצים
המועצה מבצעת תשלומים מבלי לבצע פיקוח ובקרה
נאותים על ביצוע הליכי הרכש ע"י הועדים
בדוב הטוקרים בוצעו התשלומיט, מבלי שנבדק שכוצע הליך רכש כאשד בחלק מתמקרים שולמו השכונות בסכוסים נבוחים הדוושים כיציע סכרד,מכרז ווטא מבקי שהועד הציא למועצה כל מססך מעבר לחשבונית החשלום.
במהלך 2012 פרסטה סזכיר המועצה הודעה לוקדיס על חלוקת לספרט עודפים.
הועדים ססוגלים לעסוד בדדיטות הנהלים אך נדרשת הקסרה ופיקוח של גגברות.
המוקצה.
המועצה לא סקפידה שמערכת ההתחשבגוף שלה עם היישוכיס תתבצע |
רק מול הועדים הסקום'ים = נקליז סט הפונונד ויק בלקנרת הקורגים להשוכיש אף בביצת.
הצחחחרפ פיד ההצחו? אבצער
מבחינה משפטית האנודנת החקלאיות. והאנודות הקהילתיות מהוות גוף
פרטי שאינו קשור למועצה:
+ על המועצה להקסיד כי כל התשלומים אל ומאת הייטובים יעשו על ידי הועדים המקומיים תמהווים "זרועה" של המועצה.
+ על תשלומים מאח האגודות, שהינן נופים פרטיים, להתבצע בליווי מססך (השבון, תעודות חיוב/קבלות)
+ על נזברות המועצה חלָה חובה לתקפיד כי ביצוע תשלומים עבור הועדים המקומיים יהיח רק בליווי חשבונית מס הממוענת לועד הסקומי.
-. גמצא בט
* לא מונו ע'י תמועצה
+ המועָצה מממנת תמיכה מקצועית
של משרד רו"ח למנהלי החשכונות
ובעקיפין נם לרו"ח של הועדים
כדי לוודא עסידה בכללי הדיווח
טל התקציב והדוחות תכספיים
שנדרשו ע"י משרד הפנים:
עורכים אח הדרחות השנתייט
של הישוב (דווז כספ* מבוקר
ודווז פעזלות, סעיף א וג'ד)
+ עליהם להתריע על ממצאים
חרוגים שהתנלו במהלך
הגזקווה.
על פי חצו על המועצה
את רואה החשבון של הישוב.
ועדת תביקורת
המועצה מינתה ועדווז בדוב הישזביט
בקדנציה הקדדסת- בוצעו רק 3 דוחות
ועדת תביקורת: תפקידה לבדוק
את פעילות הועד בהתאם לכללים
החלים קליו ותיקן ליקויים
שתתגלו בעבר בסעולותיו
שפיים, דואר שפיים 6099000 | טל. 09-9596580 | פקט. 09-9583791
ארטוף קדם | בית יהושע | בני ציון
יקום
על גזברות המועצה לבצע תשלומים רק
לאחר שבוצעה בדיקת עמידה בכללי הרכש
מומלץ בי
+ הצעות מחיר יתקבלו על גבי מפרטים זהים ובכל מקרה יי
+ יש לוודא כי ברכש כסכום מעל ל 69,000 שרח מתבצע הליך
+ מומלץ לאפשד לועדים להשתמש ב"ספר הטפקיט" של
גליל ים
תל יצחק
בצרה
כפר נטר רישפון שפיים
נחלים:
המועצה קבעה נהלי רכש לועדים אך הנהלים מתייחסים
למועצה ולא בוצעה התאמה להרכב הועד המקומי והם.
מתייחסים בעיקר להליך המכרז ואינם מפרטים את ההליך
הנדרש לרכש השוטף ולהתקשרויות.
מומלץ:
1ו. להרחיב את נהלי הרכש כך שיכללו את כל ההנחיות.
2. להתאים את הנוהל הקיים במועצה לגבי כמות ההצעות
הנדרשות מרכישות בטכומים נמוכים.
3. להכין נוהל של בקרת המועצה על ההתנהלות הכספית.
והניחולית של הועדים המקומיים בכלל ובתחום תהליכי הרכש וההתקשרויות בפרט.
| מש תקפהיא ג הנקי |
לדרוש כי הועד לצרף טבלת השוואה מפודטת ופרוטוקול הועד או ועדת הרכש שלו המאשר את ההליך.
של סכרז זוטא.
המועצה כדי לק'יס הליך זת..
צו המוא"ז מקנה סמכויות פיקוח ובקרה לשלושה גורמים:
המועצת, רואי החשבון עיל תועד וועדת תביקורת של
נמצא כי הפועצה
+ נותנת לועדים תמיכה מקצועית
מפעילה בקרה חלקית בלבד על
המתרחש בועדים.
פעילותה מתרכזת בעיקר באישוד
התקציב, אישור מיטי הועד
והעברת "סל תקציב* יישובי.
מפעילה בקרה חלקית גם כאשר.
היא המבצעת את התשלומים עבור
הועדים.
אישור התקציב,
פיקוח על הניחול הכסטי
השוטף .
פיקוח על התאמת
החלטות ופעולות הועד
לחוק ולסמכויות שהוקנו
לו ע'"י המועצה.
מינוי ועדות הביקורת
סל הועד.
|ו. 60 הסזס 05 ה-)ס .אצ